La gran mayoría de clientes no sabe por dónde iniciar la Transformación Digital de su negocio o institución. A menudo aprecian las ventajas de la nube y sus características como: ahorro de costos, facilidad de uso y actualizaciones automáticas de software; sin embargo, muchos no tienen claro cómo se debe dar una correcta Transformación Digital enfocado a sus negocios.
En el seminario web de “Educause” dos experimentados ejecutivos compartieron sus historias. Jon Allen, CIO y CISO en Baylor University; y Max Davis-Johnson, CIO de Boise State University comentaron acerca de las lecciones aprendidas antes, durante y después de sus implementaciones exitosas de Oracle Cloud.
Durante el seminario los ejecutivos encuestaron a miembros de la audiencia sobre sus propias experiencias en la nube. Había mucho entusiasmo entre la audiencia con el potencial del software en la nube para continuar su Transformación Digital. Según la encuesta de Baker Tilly, un 24% de las instituciones realizarán una transición a la nube dentro de dos años, mientras que el 68% lo hará dentro de los próximos cinco años.
No pase a la nube antes que su organización esté lista
Como líder de su organización, encargado de trasladar su institución o empresa a la nube, puede estar totalmente convencido que la digitalización es una prioridad, pero muchos de los profesionales dentro de su organización podrían no estarlo. Los costos, el tiempo y el esfuerzo involucrado en la implementación y aprendizaje del nuevo sistema, así como en el cambio de los procesos de negocio ya establecidos, son algunas de las preocupaciones inherentes a este tipo de proyectos. Para generar el apoyo necesario al proyecto, los líderes deben aprender tanto como puedan sobre los desafíos actuales de sus procesos de negocio para luego desarrollar beneficios específicos y soluciones para discutirlos con sus colegas y educarlos acerca del papel de la nube en la Transformación Digital.
Davis-Johnson recuerda que, en Boise State, la capacidad de actualización automática y frecuente del software se convirtió en una capacidad que inclinó la balanza hacia la nube. La universidad había sido un “early adopter” de Peoplesoft, y en su momento, a los usuarios les agradaba la idea de poder personalizar el sistema como mejor les parecía. Sin embargo, con el paso del tiempo aprendieron que todas estas personalizaciones hacían que las actualizaciones de software fueran toda una aventura riesgosa que consumía mucho tiempo. Los líderes del campus se dieron cuenta que un sistema en la nube, con sus capacidades de mejora continua a través de las actualizaciones de software trimestrales, serían un mejor respaldo para la gestión de la universidad.
Allen le da el crédito a la directora de recursos humanos de Baylor por despertar originalmente el interés en la conversión a la nube del campus. El equipo de recursos humanos vivía eternamente frustrado al usar tres sistemas separados de reclutamiento, aprendizaje y seguimiento de empleados, obligados a ingresar la misma información repetidamente lo que los llevaba a caer en muchos errores.
Allen también vió la necesidad de unir los sistemas de recursos humanos y financieros de Baylor para ayudar a la universidad en su objetivo de atraer y contratar a los mejores y más brillantes profesores. Querían asegurar el cumplimiento de los objetivos de la organización, pero sus datos de recursos humanos y finanzas estaban en dos lugares diferentes. En este caso, el paso a la nube fue impulsado por un líder empresarial, el cual veía que la plataforma existente no estaba satisfaciendo sus necesidades.
Allen explicó que la institución inició un proceso oficial de solicitudes de propuestas (RFP), pidiendo a cada proveedor que recomiende un sistema unificado de recursos humanos y finanzas en la nube. El equipo de Baylor era consciente de que este tipo de soluciones de tecnología verían la luz después de 12 a 18 meses de trabajo. Sin embargo, el equipo líder de Baylor tomó la decisión de reemplazar su sistema de recursos humanos con la plataforma Oracle Cloud Human Capital Management (HCM) y su sistema financiero con Oracle Cloud Enterprise Resource Planning (ERP).
Dado que el personal suele ser el costo más alto de una institución como Baylor, necesitaban asegurar la conexión entre los datos del reclutamiento, salarios y beneficios, explicó Allen. David-Johnson cerró el seminario diciendo que: un sistema unificado pone los escenarios de capital humano y finanzas al alcance de los tomadores de decisiones, creando procesos más eficientes y efectivos.
No tengas miedo de pedir ayuda durante la implementación
Para el 2015, Boise State comenzó el traslado de sus sistemas financieros a la nube como uno de los “early adopters” de Oracle Cloud ERP. Davis Johnson recuerda esos primeros años como si estuvieran siguiendo una receta aún no escrita. A pesar de esto, los miembros del personal estaban entusiasmados con la idea de migrar a la nube porque habían leído los informes sobre computación en la nube que prometían costos iniciales y operativos bajos, un tiempo de implementación más bajo y mayor flexibilidad. Como es obvio, el equipo de Boise State quería los mismos beneficios para su institución, pero al ser “early adopters” se enfrentaban a algunos riesgos. Los productos estaban en sus etapas iniciales y cambiando rápidamente.
A través del partnership con Oracle, como “early adopter”, Boise pudo adquirir el software y obtener acceso directo a los desarrolladores e ingenieros de implementación del producto. Este enfoque ayudó a hacer coincidir la visión con la realidad, y el nuevo sistema Oracle Cloud ERP de la universidad empezó a operar en el año 2015, fue la primera instancia en vivo de Oracle Cloud ERP en la educación superior.
Ya en el año 2018, cuando la universidad estaba preparada para implementar HCM alineado con su sistema ERP. Para esta ocasión, Boise State convocó a los principales socios de implementación de la nube y finalmente contrató a Baker Tilly en base a su experiencia en Oracle Cloud dentro de la industria de educación superior. El equipo de Baker Tilly y Boise State trabajó diligentemente para diseñar nuevos procesos con modelos comunes en todos los departamentos y universidades, además de gestionar cambios a través de los enlaces del campus. La nueva plataforma Oracle Cloud HCM empezó a operar en septiembre del 2021.
Ambos expositores pusieron énfasis en que la clave para ganar la aceptación de la computación en la nube consiste en vincular las ventajas de la tecnología en la nube con los objetivos e iniciativas existentes de la institución, luego demostrar cómo la nube ayuda al personal a automatizar las tareas rutinarias, terminar proyectos más rápido y hacer un mejor uso de datos valiosos que están disponibles en tiempo real.
Asimismo, compartieron algunos consejos para iniciar alguna implementación. Davis-Johnson señaló que Boise State descubrió que el enfoque estratégico y transformador de Baker Tilly, junto con la flexibilidad para ejecutar un precio fijo basado en hitos para el proyecto, fue importante. “Puede costar un poco más, pero vale la pena”, mencionó. Por su parte Allen mencionó: “si tomas este tipo de iniciativas como un proyecto técnico de TI, estás destinado a fracasar”. Los líderes de negocio funcionales, en lugar de la organización de TI, deben asumir e impulsar estos cambios.
Ir en vivo y nuevos comienzos
Los expositores advirtieron que la puesta en marcha no es el objetivo final de una implementación en la nube. Luego que los nuevos sistemas de la nube estén operativos, siempre existirán actualizaciones continuas y nuevas capacidades para que los usuarios aprendan y las organizaciones las aprovechen para mejorar aún más la Transformación Digital de su institución. Todo programa de gestión del cambio organizacional en todo el campus prepara a los usuarios para la innovación a largo plazo.
Para el gobierno de la nube, en Boise State se creó una “Oficina de Mejora Continua” para poder administrar la innovación que se presenta trimestralmente, evaluando el potencial en relación con los procesos comerciales actuales y futuros, y preparando a la población de usuarios para los cambios y el entrenamiento, explicó Davis-Johnson.
Allen concuerda y menciona: “No podemos usar los sistemas para enmascarar los desafíos en la organización. Creo que eso es lo que hemos hecho siempre, y terminamos tomando 26 pasos para contratar a un empleado porque una vez, hace 10 años, existió un caso que los requería. En el futuro, al crear y gestionar procesos de negocio, es necesario optimizarlos. Al momento de ejecutar mejora continua, se trata de mantenernos firmes y elegantes y de asegurarnos de que las excepciones siguen siendo excepciones, para no complicar nuestro negocio de manera innecesaria.
Como conclusión, ambos líderes ejecutivos coincidieron en que la puesta en marcha es realmente un nuevo comienzo. El trabajo no ha terminado, apenas comienza: la ejecución funcional de los procesos importantes que la nube habilita, hace que continúe la jornada de Transformación Digital.
Información sobre Oracle Cloud HCM y ERP
En la actualidad casi tres de cada cuatro empresas creen que la migración a la nube les permitirá una mayor colaboración entre equipos. Como líder de recursos humanos y finanzas, forcejear para consolidar información de sistemas dispares le va a dificultar el avance de su organización. Una solución unificada para finanzas y recursos humanos provee una gran visión sobre cómo el cambio afecta a los presupuestos, los pronósticos, el talento, la asignación de recursos y más.
En Neora tomamos como ejemplo, empresas e instituciones que han tomado riesgos para tener un mejor desempeño en sus respectivos rubros. El funcionamiento de una empresa no solamente se basa en un grupo de personas de la organización, sino como aplicas las herramientas tecnológicas digitales a tu institución o empresa para una eficiente labor que acelere las actividades para lograr los objetivos.
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